Phương pháp viết email chuyên nghiệp

Giao tiếp luôn là một quá trình mà qua đó sự chuyên nghiệp và tinh tế của các bên tham gia dễ dàng bộc lộ. Giao tiếp qua email lại càng dễ dàng giúp chúng ta nhận thấy điều đó. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết và lưu ý về “văn hóa gửi & nhận email”. Những bí quyết viết email dưới đây có thể rất hữu ích với bạn để trở thành chuyên nghiệp.

Các phần của một bức thư điện tử

        Lời chào

·        Câu mở đầu

·        Nội dung thư

·        Phần kết

·        Kính thư

·        Chữ ký

Chủ đề email có vai trò quan trọng trong việc định hướng nội dung chính của email. Do vậy, chủ đề phải ngắn gọn, súc tích và truyền tải được thông tin chính.

Tiêu đề đúng chủ đề

Tiêu đề của một bài báo luôn có 2 chức năng: thu hút sự chú ý của độc giả và cho họ biết nội dung chính của bài báo là gì để họ xem có nên đọc tiếp không. Tiêu đề của email cũng như vậy. Vì thế, hãy đặt tiêu đề email ngắn gọn nhưng cần chọn lựa kỹ càng ngôn từ để thông báo cho người nhận nội dung chính xác của email. Nếu email bạn gửi mang tính định kỳ, chẳng hạn như các báo cáo hàng tuần về một dự án, bạn nên ghi thêm ngày tháng gửi trong tiêu đề email.

Không ai muốn nhận phải thư rác; vì vậy, nếu bạn đặt tiêu đề email phù hợp thì cơ hội để người nhận đọc email của bạn sẽ cao hơn, nếu không họ sẽ xóa ngay hoặc chẳng bao giờ mở ra.

Bạn cũng đừng bao giờ bỏ trống tiêu đề email nhé! Việc này cũng kỳ dị giống như bạn đăng một bài báo mà không có tên.

Một chủ đề, một email

Nếu bạn muốn trình bày nhiều vấn đề với ai đó, hãy viết email riêng cho từng chủ đề. Khi đó, người nhận sẽ dễ dàng sắp xếp để trả lời tất cả email của bạn. Vì một số vấn đề họ có thể trả lời ngay một cách ngắn gọn, nhưng một số khác họ cần nhiều thời gian hơn để nghiên cứu. Việc viết những email riêng rẽ cũng giúp bạn nhận được những câu trả lời rõ ràng hơn.

Cũng giống như thư tín thương mại truyền thống, nội dung email nên cô đọng và rõ ràng. Bạn nên sử dụng những câu ngắn và liên quan trực tiếp đến điều muốn nói, nêu rõ lý do viết e-mail trong đoạn đầu tiên.

Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phản hồi

Hãy cho người nhận email biết bạn muốn họ trả lời bạn theo cách nào, chẳng hạn qua điện thoại hay gặp trực tiếp. Bạn nhớ ghi thông tin liên lạc, bao gồm tên, chức vụ và số điện thoại trong email (kể cả email nội bộ). Bạn càng tạo điều kiện thuận lợi để người nhận email hồi đáp, xác suất họ làm thế càng cao hơn.

Hãy là người dùng email chuyên nghiệp!

Nếu bạn thường liên lạc qua email, bạn nên dọn dẹp hộp thư của mình thường xuyên.

Nếu bạn cần viết một email dài để trả lời nhưng lại chưa có thời gian, hãy gửi một email cho người gửi, thông báo bạn đã nhận được email của họ, đồng thời cho biết thời gian bạn sẽ trả lời họ một cách chính thức.

Khi không thể check email trong một ngày hay nhiều hơn, bạn cần thiết lập chế độ gửi email trả lời tự động để thông báo bạn tạm thời không có trong văn phòng.

Email nội bộ – Cũng cần chuyên nghiệp!

Bạn nên thường xuyên kiểm tra e-mail mà sếp hay đồng nghiệp gửi cho bạn và nhanh chóng trả lời, vì chúng thường liên quan đến các dự án cần hoàn thành đúng tiến độ, thông tin cập nhật, thông báo họp… Tuy nhiên, bạn cũng cần viết email nội bộ theo cách chuyên nghiệp giống như email gửi ra ngoài vì người nhận email của bạn hoàn toàn có thể in chúng ra cho nhiều người khác đọc. Vì thế, bạn nên dùng công cụ kiểm lỗi chính tả và tuyệt đối tránh dùng từ lóng.

Chú ý:

• ·       Viết câu chủ đề ngắn gọn, đủ ý. Tránh lặp lại trong dòng đầu tiên của nội dung thư
• ·    Nội dung tập trung vào vấn đề chính và dễ hiểu
• ·    Tránh đính kèm quá nhiều file
• ·    Hãy lịch sự, tôn trọng và biết kiềm chế
• ·    Hãy đọc lại, kiểm tra lại chính tả, ngữ pháp và ngắt câu
• ·    Hãy chuyên nghiệp trong công việc, và thân mật với bạn bè. Không sử dụng hòm thư cá nhân trong công việc
• ·    Trả lời nhanh chóng
• ·    Dùng định dạng đơn giản, không dùng nền, hình ảnh tĩnh hoặc phông chữ đặc biệt